Fabryka agentów u dostawcy: czyja jest wiedza o Twojej firmie

Najcenniejszą częścią pętli agentów w małej firmie nie jest model, tylko to, czego ta pętla nauczy się o firmie. Jeśli ta wiedza leży u dostawcy, w jego formacie i na jego warunkach, to nie masz systemu. Wynajmujesz go razem z własnym doświadczeniem.

W pierwszym tekście z tej serii pisaliśmy, że pętla agentów przyjdzie do firmy usługowej, gdy jej praca będzie zapisana. Ten tekst jest o tym, co się dzieje z tym zapisem później.

Czego właściwie uczy się pętla

Po roku pracy pętla wokół zleceń wie rzeczy, których nie ma w żadnym cenniku. Ile naprawdę trwa wymiana pieca w kamienicy, a ile w domu jednorodzinnym. Którzy klienci płacą po drugim przypomnieniu, a którzy po pierwszym. Jakim tonem właściciel pisze do klienta, który czeka na termin od trzech tygodni. Które szkice wycen poprawiał i co dokładnie w nich zmieniał.

To jest najdokładniejszy opis tego, jak działa Twoja firma, jaki kiedykolwiek powstał. Dokładniejszy niż zeszyt montera i niż pamięć właściciela, bo nie zapomina i nie bierze urlopu.

Mała firma rzadko pyta, gdzie ten opis leży. Kupuje abonament, bo program do faktur dostał asystenta, a drugi program do grafiku dostał innego. Każdy uczy się osobno, w swojej chmurze, i żaden nie wie o drugim.

Co posiadasz, a co wynajmujesz

Pętla agentów to nie jeden program. To kilka warstw i każda może być Twoja albo dostawcy.

Warstwa	Co to jest w małej firmie	Co tracisz, jeśli należy do dostawcy	Minimum u siebie
Przebieg pracy	kroki od zapytania do zapłaconej faktury i kto zatwierdza który	nie odtworzysz go w innym narzędziu	przebieg zapisany tak, żeby dało się go przeczytać bez panelu dostawcy
Reguły i szablony	jak wyceniasz, jak piszesz do klientów, kiedy przypominasz	doświadczenie zebrane z setek poprawek	reguły w pliku albo bazie, którą możesz wyeksportować
Dostępy	skrzynka, kalendarz, program księgowy	kontrolę nad tym, kto czyta wiadomości Twoich klientów	jedna lista dostępów, którą zarządzasz Ty
Historia	każdy szkic, poprawka, zatwierdzenie i odrzucenie	pamięć firmy o tym, co działało	historia w Twojej bazie
Ocena	ile szkiców wyszło bez poprawek, ile dni do faktury	możliwość porównania narzędzi na własnych zleceniach	własne liczby, liczone z własnych danych
Model	który model językowy wykonuje pracę	swobodę zmiany, gdy cena albo jakość się zmienią	możliwość wymiany modelu bez pisania reguł od nowa
Miejsce działania	czyj serwer to uruchamia	wpływ na to, gdzie trafiają dane klientów	wybór: własna maszyna, własne konto w chmurze albo dostawca, którego zmienisz

Model jest w tej tabeli na końcu nie przez przypadek. Modele tanieją i zmieniają się co kilka miesięcy. Reguły i historia rosną w wartości z każdym tygodniem. Gdyby trzeba było zabrać ze sobą jedną warstwę, zabierz historię i reguły.

Trzy drogi i ich cena

Gotowy asystent w abonamencie. Najszybszy start. Ceną jest to, że reguły, historia i ocena leżą u dostawcy, a dostosowanie kończy się tam, gdzie kończą się ustawienia. Gdy dostawca podniesie cenę albo usunie funkcję, mała firma przyjmuje to mailem, bo nie ma siły negocjacyjnej. O tym, jak ten model wycenia firmy z pięcioma osobami, pisaliśmy w tekście Opłata za użytkownika powstała dla firm z etatami.

Sklejanie samemu. Narzędzie do automatyzacji, kilka połączeń, wywołanie modelu tu i tam. Pierwszy efekt jest po weekendzie. Ceną jest to, że po pół roku nikt poza osobą, która to skleiła, nie wie, co się z czym łączy, a ta osoba ma też firmę do prowadzenia.

Otwarte komponenty na Twojej infrastrukturze. Przebieg pracy, reguły i historia leżą w Twojej bazie, na Twojej maszynie albo Twoim koncie w chmurze. Model da się wymienić. Ceną jest to, że ktoś musi za tę infrastrukturę odpowiadać.

BiznesIQ wybrał trzecią drogę: jest zbudowany na suwerennym open source, a dane, reguły i historia leżą w bazie, którą kontroluje firma. Nie z ideologii. Chodzi o to, żeby decyzja dostawcy nie stała się decyzją Twojej firmy.

Gdzie suwerenność staje się kosztownym hobby

Suwerenność da się przedobrzyć, a w małej firmie szczególnie łatwo.

Pięcioosobowa firma nie potrzebuje serwera w szafie, żeby jej dane były jej. Maszyna, której nikt nie aktualizuje i nie robi z niej kopii, jest gorszym miejscem na historię klientów niż porządny dostawca. Jeśli w firmie nie ma nikogo, kto czuje się z tym swobodnie, uczciwa odpowiedź brzmi: własne konto w chmurze albo opcja zarządzana, pod warunkiem że eksport jest kompletny i odejście pozostaje możliwe. Dla BiznesIQ taka opcja jest planowana właśnie z tym warunkiem.

Druga pułapka to uruchamianie wszystkiego na własnych modelach, bo tak brzmi niezależnie. Na części zadań będą słabsze. Sensowne jest co innego: móc wybrać model do zadania i zmienić go bez przepisywania reguł.

Jak zmierzyć, czy pętla jest Twoja

Suwerenności nie mierzy się deklaracją na stronie dostawcy. Mierzy się ją kosztem wyjścia.

Metryka próżności	Metryka wyniku
„Twoje dane są bezpieczne” w regulaminie	ile dni zajęłoby przeniesienie zleceń, reguł i historii do innego narzędzia
liczba integracji w cenniku	czy eksport zawiera szkice, poprawki i uzasadnienia, czy tylko wiersze
„wszystko w chmurze”	czy możesz odczytać historię z ostatniego kwartału bez logowania do konta dostawcy

Jeden test

Zapytaj siebie albo dostawcę: gdybyśmy jutro przestali płacić, co trzeba by zbudować od nowa? Jeśli odpowiedź brzmi „reguły wycen, szablony wiadomości i całą historię zleceń”, to Twoja pętla, nawet jeśli dopiero raczkuje, należy już do kogoś innego.

Jak BiznesIQ trzyma dane w bazie firmy i co jest na razie tylko planem, opisuje strona główna.

Wybór jest prosty do nazwania. Możesz zbudować pętlę szybko na cudzej infrastrukturze i przyjąć, że wiedza o tym, jak pracuje Twoja firma, będzie u dostawcy. Albo możesz zbudować ją odrobinę wolniej i zostawić tę wiedzę u siebie. Obie decyzje mają cenę. Gorzej, jeśli żadnej nie podejmiesz świadomie.